Dokumentenmanagement – Sicher. Aktuell. Übersichtlich.
HS Dokumentenmanagement
Informationen für Geschäftsprozesse nutzbar machen – Mithilfe des HS Dokumentenmanagements können Sie Ihre Dokumente sicher archivieren und jederzeit schnell und gezielt darauf zugreifen. Es bietet zahlreiche Möglichkeiten, die enthaltenen Informationen im Rahmen der Geschäftsprozesse zu nutzen. Das HS Dokumentenmanagement ist als Erweiterung für die HS Programme zur Finanzbuchhaltung und Personalwirtschaft sowie zur HS Auftragsbearbeitung erhältlich.
Das HS Dokumentenmanagement ermöglicht es, Dokumente, die mit den Programmen von HS erzeugt werden, automatisch verschlagworten zu lassen und sicher elektronisch zu archivieren. Darüber hinaus lässt sich das HS Dokumentenmanagement zu einer unternehmensweiten Informationsplattform ausbauen. Sie können hierzu Fremdapplikationen anbinden und Mitarbeitern beispielsweise auch den mobilen Zugriff auf Dokumente ermöglichen. Wichtige Informationen stehen so jederzeit schnell zur Verfügung – und das an jedem Ort
- Schneller Zugriff auf stets aktuelle Informationen
- Einsparung von Kosten für Papier, Aktenordner, Stellfläche etc.
- Sicherheit vor Daten-/Informationsverlust durch Feuer, Wasser etc.
- Schneller Einstieg dank geringem Aufwand für die Einrichtung
- Einfache Skalierbarkeit des Funktionsumfangs
Sie haben zu jeder Zeit alle Belege im Blick
anwendungsübergreifend von der Auftragsbearbeitung über das Finanzwesen bis hin zum Personalwesen
Auftragsbearbeitung
Ihre Vorteile im Überblick:
- Vordefinierte Best Practice Aktenstruktur zur Ablage von Kunden- oder Lieferantendokumenten
- Belegspezifische Verschlagwortung
- Jederzeit auskunftsfähig gegenüber Mitarbeitern, Führungskräften und Geschäftspartnern
- Suchen und Finden mit Schlagwörtern oder Volltextsuche
Finanzwesen
Ihre Vorteile im Überblick:
- Vordefinierte Best Practice Aktenstruktur zur Ablage von Listen und Auswertungen
- dokumentenspezifische Verschlagwortung
- Jederzeit auskunftsfähig gegenüber Mitarbeitern, Führungskräften und Geschäftspartnern
- Suchen und Finden mit Schlagwörtern oder Volltextsuche
Personalwesen
Ihre Vorteile im Überblick:
- Vordefinierte Best Practice Aktenstruktur zur Ablage von Verdienstnachweisen, Bescheinigungen etc.
- Import von externen Dokumenten (Bewerbung, Nachweise etc)
- dokumentenspezifische Verschlagwortung
- Jederzeit auskunftsfähig gegenüber Mitarbeitern, Führungskräften und Geschäftspartnern
- Suchen und Finden mit Schlagwörtern oder Volltextsuche
Kompetenzen
- Zeitgewinn durch automatisierte Ablage von Dokumenten aus den HS Programmen z. B. beim E-Mail-Versand oder Drucken
- Schutz vor unberechtigtem Datenzugriff dank präziser Benutzerrechte
- Unterstützung für revisionssichere Archivierung
Produktbilder
Produktspezialist
Vorteile
Zeitgewinn
- Schnelle Archivierung wichtiger Dokumente aus Anwendungen von HS
- Entlastung der Mitarbeiter von Routinetätigkeiten
- Zeitsparender Umgang mit extern erzeugten Dokumenten durch optionale Anbindung von Fremdapplikationen
- Kürzere Reaktionszeiten und bessere Auskunftsfähigkeit bei Anfragen von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern etc.
Kostensenkung
- Reduzierte Kosten für Lagerfläche, Aktenordner, Papier und Druckerverbrauchsmaterial
- Effizienter Personaleinsatz dank automatisierter Dokumentenablage
- Schlanke Prozesse durch systematische und zentrale Bereitstellung aller relevanten Daten
Sicherheit
- Erfüllung der Voraussetzungen für revisionssichere Archivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente
- Erhöhter Datenschutz durch Rechtevergabe, Zugriffsprotokollierung und Versionierung
- Fundierte Entscheidungen dank zentral verfügbarer und stets aktueller Informationen
- Leicht gegen Schäden (Feuer, Wasser etc.) zu schützendes digitales Archiv
Umweltschonend
- Verringerter Papierverbrauch
- Reduzierte Emissionen (Laserdrucker)
- Weniger Stromverbrauch
Module
Archivlösung – Dokumente sicher archivieren
Mit der Archivlösung von HS sparen Sie Kosten, Platz und Zeit. Papierberge, blockierte Drucker und aufwendige Ablagearbeiten gehören der Vergangenheit an. Die Software ist als modulare Erweiterung zu den HS Programmen erhältlich.
- Alle wichtigen mit HS Programmen erzeugten Dokumente (Rechnungen, Kontoblätter, Verdienstabrechnungen etc.) werden beim Drucken, E-Mail-Versand etc. automatisch, schnell und komfortabel auffindbar im HS Dokumentenmanagement archiviert
- Über Benutzeroberfläche der HS Programme können archivierte Dokumente gezielt gesucht und angezeigt werden
- Anbindung des HS Dokumentenmanagements mithilfe eines Assistenten und die mitgelieferten Vorbesetzungen ermöglichen einen schnellen, unkomplizierten Einsatz der Archivlösung
Dokumentenmanagementlösung – Informationen effizient verwalten
Die Dokumentenmanagementlösung bietet alle funktionellen Möglichkeiten der Archivlösung. Sie können alle Dokumente aus den HS Programmen archivieren und dabei Papierberge und aufwendige Ablagearbeiten vermeiden.
Darüber hinaus können Sie ebenfalls Dokumente verarbeiten, die beispielsweise mit Fremdapplikationen erzeugt wurden.
- Alle wichtigen mit HS Programmen erzeugten Dokumente werden beim Drucken, E-Mail-Versand etc. automatisch, schnell und komfortabel im HS Dokumentenmanagement archiviert, auch Dokumente und Informationen, die nicht mit einer Anwendung von HS erzeugt wurden
- Mithilfe der Suchfunktion archivierte Dokumente sind sofort auffindbar und können im HS-Programm (z. B. HS Auftragsbearbeitung, HS Finanzbuchhaltung) angezeigt werden
- Die Anbindung des HS Dokumentenmanagements mithilfe eines Assistenten sowie die mitgelieferten Vorbesetzungen ermöglichen schnellen und unkomplizierten Einsatz der Dokumentenmanagementlösung
- Die Vorbesetzungen für Ablage extern erzeugter Dokumente und Informationen im HS Dokumentenmanagement komfortabel über das jeweilige HS-Programm (HS Auftragsbearbeitung, HS Finanzbuchhaltung, HS Personalwesen etc.) definierbar
Digitale Personalakte
Die Digitale Personalakte erspart den Benutzern das zeitraubende Abheften von Dokumenten und die mühsame Suche nach Informationen.
- Dokumente und Informationen für Personalakten (z.B. Zeugnisse, Arbeitsverträge, Mitarbeitergespräche) über die Benutzeroberfläche des HS Programms (z. B. HS Personalwesen) bequem digital ablegen
- Archivierte Dokumente gezielt suchen und am Bildschirm anzeigen
- Anbindung des HS Dokumentenmanagements mithilfe eines Assistenten und die mitgelieferten Vorbesetzungen ermöglichen schnellen Einsatz der Digitalen Personalakte
- Vorbesetzungen für Ablage extern erzeugter Dokumente und Informationen komfortabel in der HS Anwendung definierbar
- Bei Nutzung der Digitalen Personalakte gemeinsam mit HS Personalwesen werden Dokumente, die im Rahmen der Lohnabrechnung entstehen (z. B. Lohnsteuerbescheinigungen), automatisch archiviert
LACOS – Ein engagiertes Unternehmen
In der Region und über ihre Grenzen hinaus
Die Philosophie des Unternehmens LACOS zeichnet sich durch Innovation, Nachhaltigkeit, Kundenzufriedenheit und Mitarbeitersicherung aus. Das Engagement, diese Leitgedanken umzusetzen und in den Firmenalltag zu integrieren, wurde durch den Erhalt verschiedenster Auszeichnungen und Zertifikate bestätigt.
LACOS ist zertifizierter Bronze-Partner der LANCOM Systems GmbH. Zuverlässige und zukunftsfähige Netzwerk- und Security-Lösungen stehen im Mittelpunkt des gemeinsamen Portfolios.
Fachkräftegewinnung und -sicherung bilden für LACOS bedeutende Säulen in der Unternehmensführung. Interne Strukturen, Prozesse und Maßnahmen werden stets im Sinne der Vereinbarkeit von Familie und Beruf ausgelegt.
Von der Idee bis zum fertigen Produkt – Alle Entwicklungsschritte der hauseigenen Softwareprodukte werden ausschließlich in den zwei deutschen Unternehmensstandorten realisiert.
Nachdem LACOS bereits im Jahr 2016 zu den Finalisten des Großen Preis des Mittelstandes gehörte, wurde das Unternehmen 2017 als eines von 30 Unternehmen bundesweit mit dem Mittelstandspreis ausgezeichnet.
Gesundheit und Wohlbefinden der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bilden für LACOS ein wichtiges Gut. Das betriebliche Gesundheitsmanagement engagiert sich anhand verschiedener Maßnahmen, um Arbeit, Organisation, Strukturen und Prozesse gesundheitsförderlich zu gestalten.
LACOS wurde erneut für die Jahre 2022/2023 mit dem Siegel des Stifterverbands für die deutsche Wissenschaft e.V „Innovativ durch Forschung“ ausgezeichnet.
Einsparung von Ressourcen und Umweltschutz bilden für LACOS wichtige Themen. In jeder Phase, von der Entwicklung bis hin zum Versand, versuchen wir bewusst und nachhaltig zu handeln, um so unseren Beitrag zu leisten.
Seit über 20 Jahren bildet LACOS junge Menschen als IT-Spezialisten aus. Dabei stehen Qualität, Verlässlichkeit und Nachhaltigkeit im Mittelpunkt der Ausbildung. Auch 2022 sind wir wieder Partner der IHK und auf der Suche nach engagierten Nachwuchskräften.
Im Rahmen der Beratungsrichtlinie des Freistaates Thüringen erhält unser Unternehmen eine Förderung für Beratungen und Prozessbegleitungen. Diese unterstützen Strategien zum Aufbau und zur nachhaltigen positiven Entwicklung und Sicherung von KMUs. Die daraus resultierenden Ergebnisse und Handlungsempfehlungen werden in einem Beratungsbericht festgehalten. Die Förderung erfolgt aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds Plus und aus Mitteln des Freistaats Thüringen.